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バーチャルオフィスの電話代行とは?(利用するメリットとデメリット)

バーチャルオフィスの電話代行とは?(利用するメリットとデメリット)

おはようございます!

東京のバーチャルオフィス検索ポータルサイト

Ⅴオフィス」の管理人です。

朝早くからご覧いただきありがとうございます。

今日は、10月4日(火)です。

Vオフィスは、東京のバーチャルオフィス検索ポータルサイトです。

東京のおすすめバーチャルオフィスの紹介や比較に特化した情報を発信しています。

起業、独立、副業など、バーチャルオフィスの利用を考えている方のお役に立てれば幸いです。

なお、バーチャルオフィスに関する用語についてはこちらをご覧ください。

はじめに


起業、独立、副業などで、

これから、

バーチャルオフィスの利用を考えているという方の中には、

電話代行は何となくわかるけど?

具体的にどんなサービスなの?

と、わからない方も多いと思います。

そこで!

当記事では、バーチャルオフィスの電話代行サービスについて、利用するメリットやデメリットも踏まえて説明します。

[目次]
電話代行サービスについて!
電話代行サービスとは?
電話代行サービスの具体例!
電話代行のメリットとデメリット!
電話代行サービスのメリット!
  ・1.固定電話番号を利用することができる!
  ・2.必ず電話に出てくれる!
  ・3.相手から信用される!
電話代行サービスのデメリット!
  ・1.固定電話は受信のみで発信ができない!
  ・2.サービス料金がかかる!
  ・3.相手から不信に思われる!
電話代行サービスの対応状況!
最後に


電話代行サービスについて!


以下、バーチャルオフィスにおける電話代行サービスについてです。


電話代行サービスとは?


まずは、

バーチャルオフィスにおける電話代行サービスそのものについて説明します。

▽電話代行サービスとは?
バーチャルオフィスにおける電話代行サービスとは、簡単にいうと、バーチャルオフィスの固定電話にかかってきた電話をバーチャルオフィスのオペレーターが応対してくれて、オペレーターがかかってきた電話の用件をバーチャルオフィス利用者に連絡してくれるというサービスです。

図で説明すると、以下の概要図となります。

▽電話代行サービスの概要図
電話代行サービスの概要図

また、

電話代行サービスは、電話秘書、電話秘書代行とも言われています。

電話代行サービスは、人(オペレーター)が応対してくれるということもあり、企業、独立、副業を開始して直ぐに信用を失いたくないという方には適したサービスです。


電話代行サービスの具体例!


次に、

バーチャルオフィスにおける電話代行サービスの具体例を説明します。

例えば、

起業、独立、副業を開始したあなたが、バーチャルオフィス事業者Aと契約し利用する場合、

契約したバーチャルオフィス事業者Aが提供する固定電話番号をあなたの名刺などで、あたかも自分の会社の固定電話番号ように利用する(名乗る)ことができます。

そして、

その固定電話番号に顧客や取引先などから電話がかかってきた場合、バーチャルオフィス事業者Aの人(オペレーター)が電話に出て、用件を聞いて、あなたに用件を連絡してくれます。

具体的には、

▽電話代行サービスの具体例
▽バーチャルオフィス事業者Aの電話番号
・03-1234-5678
    ↓
▽あなたの会社や屋号の電話番号
・03-1234-5678
    ↓
・顧客や取引先が03-1234-5678に電話
    ↓
・バーチャルオフィス会社Aの人が応対
    ↓
・人(オペレーター)があなたに用件を連絡

というイメージです。

そして、

実際に契約しているバーチャルオフィスの固定電話番号を利用するシチュエーションとしては、

▽固定電話番号を利用するシチュエーション
・名刺
・WEBサイト
・会社案内

など、

事業を行う上では様々なシチュエーションがあります。


電話代行のメリットとデメリット!


以下、バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリットとデメリットについてです。


電話代行サービスのメリット!


まずは、

バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリットとなり、

大きくは、

▽電話代行サービスのメリット
1.固定電話番号を利用することができる!
2.必ず電話に出てくれる!
3.相手から信用される!

という3つあります。


1.固定電話番号を利用することができる!


バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリットの1つ目は、

固定電話番号を利用することができる!

というメリットです。

スマホ、携帯電話の普及もあり、起業、独立、副業を開始したばかりの方の中には、固定電話を持っていないという方も多いと思いますが、

バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用することで、名刺などで固定電話番号を利用することができるというメリットがあります。


2.必ず電話に出てくれる!


バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリットの2つ目は、

必ず電話に出てくれる!

というメリットです。

バーチャルオフィスの電話転送サービスは、あくまでも電話を転送するだけのサービスのため、転送先のあなたが電話出れないという場合もありますが、

電話代行サービスの場合は、サービス時間帯であれば必ず電話に出てくれるというメリットがあります。


3.相手から信用される!


バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するメリットの3つ目は、

相手から信用される!

というメリットです。

先でも説明していますが、

バーチャルオフィスを利用することで、バーチャルオフィスの固定電話番号を利用することができ、かつ、オペレーターが電話に出てくれるということから、相手から信用されるというメリットがあります。

やはり、

電話転送サービスよりは、電話代行サービスの方が電話する相手から見ると信用度は高いです。


電話代行サービスのデメリット!


次に、

バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するデメリットとなり、

大きくは、

▽電話代行サービスのデメリット
1.固定電話は受信のみで発信ができない!
2.サービス料金がかかる!
3.相手から不信に思われる!

という3つあります。


1.固定電話は受信のみで発信ができない!


バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するデメリットの1つ目は、

固定電話は受信のみで発信ができない!

というデメリットです。

バーチャルオフィスにおける電話転送サービスと同じように、電話代行サービスは、あくまでも受信でオペレーターが出てくれるというサービスであるのが一般的であり、

バーチャルオフィスの固定電話番号からの発信はできないというデメリットがあります。


2.サービス料金がかかる!


バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するデメリットの2つ目は、

サービス料金がかかる!

というデメリットです。

電話代行サービスは、電話転送サービスと同じように、オプションサービス扱いというバーチャルオフィスが多いため、電話代行サービスの料金がかかってしまうというデメリットがあります。

また、

実際に人(オペレーター)が応対するということもあり、電話転送サービスより料金が高いというデメリットもあります。

※こればかりは仕方がないです...


3.相手から不信に思われる!


バーチャルオフィスの電話代行サービスを利用するデメリットの3つ目は、

相手から不信に思われる!

というデメリットです。

先で、相手から信用されるというメリットを説明していますが、逆に、相手から不信に思われるというデメリットもあります。

これも電話転送サービスと同じように、頻繁に電話を利用する方の場合は、

先でも説明しているように、

基本的には、バーチャルオフィスの固定電話番号からの発信はできないため、折り返し電話する場合など、いつも携帯からしか電話がかかってこないと相手から不信に思われる可能性があります。


電話代行サービスの対応状況!


ご参考までに、

以下、当サイトでおすすめする東京のバーチャルオフィス9社の電話代行サービスの対応状況となります。

バーチャルオフィス
対応状況
◯(対応)
-(未対応)
◯(対応)
◯(対応)
◯(対応)

バーチャルオフィスの提供サービスにおいて電話代行サービスは、主要サービスの一つということもあり、対応しているバーチャルオフィスはそれなりにあります。

[ご参考]
電話秘書代行に対応のおすすめバーチャルオフィス7社をご紹介します!


最後に


今回、バーチャルオフィスの電話代行サービスと利用するメリットやデメリットについて、色々と説明したとおり、

起業、独立、副業を開始して直ぐに、固定電話番号を利用することができ、かつ、人(オペレーター)が電話応対してくれるという点が何よりのメリットです。

なお、

当サイトでおすすめする東京のバーチャルオフィスについては、下記をご覧ください!

[ご参考]
東京のおすすめバーチャルオフィス9社(71店舗)はこれだ!

また、

バーチャルオフィスが提供する電話代行サービス以外の主要なサービスについては、関連記事も併せてご覧ください。

最後までご覧いただきありがとうございました!

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